门务通应用于中国移动集团公司安保处

    门务通应用于中国移动集团公司安保处

    新设备，高效率

    ——前台新增设备-门务通

    2008年10月16日，中国移动集团公司安保处在A座前台安装了一台新的设备——门务通（一套新的电子版访客登记系统），10月17日该设备开始进入试用阶段。 在此之前大家都没接触过该设备，对于我们前台来说是一个新的体验，安保处之所以安装该设备，更多的是为了大厦内的安全以及提高前台的工作效率着想，也希望我们尽快地熟悉该设备，并对设备在使用过程中的利弊之处及时提出并上报。
 
    在短短半个多月的试用期间，我们也听到了来自访客和业主等多方面的声音，有的说“太先进了，登记都改电子化了”，有的说“这样挺好的，节省了很多时间！”有的说：“这种电子的登记单是不错啊！感觉正规多了，而且也美观了”。还有的说“移动集团就是不错啊！管理的这么正规，严格，要不怎么能成为这么大的企业啊”。 当然，感触最深的还是我们前台的工作人员，新的设备使用起来和之前的手写登记单相比较不能说是天壤之别，但是之间的差距也给我们带来了更多的方便与快捷。前台在每天上午8：50至10：30，下午14：00至15：30是访客的高峰期，我们曾经算过高峰期的来访人数，大概能有200人左右，占到全天总访客人数的一半以上。

    在原来，仅仅是靠我们手工翻找每位业主的联系方式，所以我们要保证在访客的高峰期能够尽快地为访客联系好，就需要我们对联系资料本掌握得相当熟练，基本上可以说是访客提到哪位业主，我们就要在15秒钟内反应出是哪个部门，并在本子上找出给业主的相应位置。 有了这台设备之后，就大大提高了我们的工作效率和工作质量，访客在前台停留的时间缩短了，也没有了从前忙碌翻本子的繁琐过程，只是在起初的时候增加了对访客和业主的解释工作。因为是新的设备，不但对于我们来说是陌生的，对于每位业主及访客来说也是需要适应的，我们的工作就是做好相关的解释，告知对方使用方法，并获得对方的支持与配合。与此同时，以往在访客的高峰期我们还要接待快递公司的快件，这又增加了我们的工作量。现在则不同了，我们可以腾出一个人来接待快递公司，相比原来节约了不少的时间。 

    但是，长久以来在访客和业主的印象中还是手工登记单的方式，他们还不习惯这种电子化的登记单，有些项目组的访客认为他们的人数太多，一次大概有十多位，不愿意用扫描身份证的方法来登记。还有些业主认为原来的登记单比较方便，因为他们领较多的客人上楼时，在原来的登记单上直接写清总共的来访人数就可以了，我们这时就需要对业主进行解释，为了从安全方面考虑的，系统扫描了每一位来访人员的身份证是为了记录下他们的相关信息，包括进出楼的时间等，也方便了我们定期的统计信息。虽然我们每天基本上都会重复说这样的话语，有时一天会说上十几遍，但是，过了这段适应期后，大家就能逐渐地熟悉并接受这种电子设备了，对我们工作的提升也起到了很大的作用。 

    使用门务通还有一个好处就是便于管理，在打印出来的登记单中，其中有一栏就是需要被访人员签字，有了这一栏之后，可以明确的了解访客是否准确的找到被访人员，杜绝了一些安全隐患。在被访业主签字以后需要访客交回登记单，我们会记录其离开的时间，这样可以很全面地了解了每一位访客的情况，再加上监控设施的完善，保障了大厦内的安全。
 
    11月5日，由于机器中的打印机里面没有墨粉了，所以导致停用了两天，而在这两天停用期间，更加发现了有机器的好处，虽然使用机器的时候也会有许多访客在等待打印，但事实有机器确实是非常的方便。在停用期间，大家还不知道需要暂时恢复原来的访客单登记方式，访客来到前台之后就习惯性地掏身份证，在我们看来，访客和业主们通过从原来的登记方式到电子登记方式中已经体会到了电子登记的方便快捷。 在此，感谢中国移动安保处让我们率先试用此设备，感谢业主及访客对我们工作的大力支持与配合。